內容行事曆怎麼安排？從選題、分工到每月發文計畫

內容行事曆要填哪些欄位？

打開行事曆時，同事應該能看出每篇文章要寫什麼、由誰負責，以及做到哪裡。只寫「週三發文」還不夠，最好連審稿日期、缺少的資料和檔案位置一起列出來。

1. 文章題目：這篇要回答什麼問題，主要寫給誰看。
2. 發布管道：要放在官網、社群，還是電子報。
3. 負責人：誰寫稿、誰做圖、誰確認內容、誰發布。
4. 完成日期：分別列出交資料、交稿、審稿與發布的時間。
5. 目前進度：等待資料、撰寫中、審稿中、待發布或已發布。
6. 所需資料：例如產品規格、照片、活動資訊，以及提供資料的人。
7. 稿件與圖片：放上共用檔案位置，標明目前使用的版本。
8. 發布後檢查：記下文章連結、預計查看成效的日期與負責人。

以「企業內訓前要準備哪些資料」這個題目為例，可以在同一列寫下：給第一次安排課程的行政人員閱讀、由小編撰稿、課程負責人審稿、週二交稿、週五發布。若還缺課程對象，就在進度欄註明「等課程負責人確認參與對象」，比單寫「處理中」更清楚。

同一主題若要做一篇官網文章和三則社群貼文，應分開記錄進度。文章寫好，不代表貼文和配圖也完成了。可以用共同的主題名稱把它們放在一起，再逐項標示製作人與發布時間。

表格不必一開始就做得很複雜。某個欄位若長期沒人填，也沒有人會查看，就可以先拿掉；資料和稿件則盡量放在固定位置，避免同事從不同對話紀錄裡尋找。

第一步：整理客戶常問的問題，決定先寫什麼

不知道要寫什麼時，可以先翻看客戶詢問、客服紀錄和既有文章的留言。哪些問題反覆出現？哪些事情是客戶購買或洽詢前一定要弄清楚的？先把問題列下來，再整理成適合文章回答的題目。

例如，企業課程的客戶經常問「要先提供哪些資料，才能討論課程內容」，就可以寫一篇需求準備指南。文章可以逐項說明參與對象、課程目標、時間和場地，比泛泛介紹「企業培訓的重要性」更貼近這個問題。

排進行事曆前，先確認四件事

• 誰會需要這篇文章？他目前遇到什麼問題？
• 資料是否足夠？還需要向誰確認？
• 網站上是否已經有文章回答同樣的問題？
• 目前的人手能否在預定日期前完成？

資料已齊、客戶也經常問的題目，可以優先安排。活動資訊還沒確定，就先訂出取得資料的期限；只有初步想法的題目，先留在備選清單，不必急著填上發布日期。

題目選好後，用一句話寫出這篇文章要說明的重點。例如「讓行政人員知道洽詢課程前要準備哪些資料」。如果連這句話都難以寫清楚，通常還需要縮小題目範圍。撰寫時如何安排說明順序，也可以參考行銷文案怎麼寫。

第二步：算出每篇需要的時間，再決定發文頻率

一篇文章需要的時間，除了寫稿，還有找資料、做圖、校對、上稿和發布後檢查。如果一開始只估寫稿的時間，後面幾項工作就容易全部擠到最後一天。

假設每週能安排八小時製作內容，一篇文章需要找資料兩小時、寫稿兩小時、做圖一小時，校對、上稿檢查及查看成效各半小時，合計六點五小時，就只剩下一點五小時可以處理臨時修改。用這個例子來看，每週一篇比較有機會完成；如果還要另外製作社群貼文，就得再預留時間。

第一次估算不一定準。完成幾篇後，把實際花費的時間記下來，就能看出哪些題目需要更多研究、哪些圖片特別耗時。之後再用這些紀錄調整篇數，會比一開始訂下固定產量更實際。

寫稿時間和等審稿的時間，要分開算

主管可能只需要半小時看稿，但不一定能在收到當天回覆。因此，行事曆除了安排製作時間，也要確認審稿人哪一天有空。如果希望週五發布，就應事先約好週三看稿，不能等到週四才第一次把文章交出去。

活動公告有固定日期，可以提早準備；一般知識文章則能視進度調整順序。若同一週還有活動支援或其他工作，就減少當週篇數。把文章排得太滿，往往只會把修改和審稿時間壓縮掉。

第三步：從發布日往前安排交稿與審稿時間

以週五發布一篇文章為例，可以安排週一備齊資料、週二完成初稿、週三確認內容、週四排版校對、週五發布並檢查頁面。若資料蒐集或審稿通常需要更久，就要提早開始。

每次交稿都要說清楚目前做到哪裡。初稿中若還有待確認的活動時間，直接標示出來，並請負責人補上；審稿完成後，也要讓發布者知道哪一份是最後定稿，避免誤用尚未修改的版本。

先說好誰確認資料，誰決定用字

課程負責人確認課程內容、對象和時間，編輯檢查說明是否容易理解，發布者確認排版、圖片與連結。即使由同一個人兼任，也可以照這個順序分次檢查，避免一邊改句子，一邊漏看資料。

若大家經常為稱呼、語氣或產品名稱反覆改稿，可以先整理共用的文字規範。品牌語調指南說明了如何把這些用字習慣寫成可供同事參考的規則，減少每篇文章重新討論的時間。

修改意見盡量集中在同一份稿件中，並寫明理由。例如「活動時間已改成下午兩點」是資料修正；「這段看不出參加對象」是說明不清楚；「希望語氣更輕鬆」則要補上建議改法。遇到互相衝突的意見，由事先指定的人決定，寫作者才知道該依哪一項修改。

到了約定日期仍缺關鍵資料，就先暫停那篇文章，註明缺少什麼、由誰提供。若有其他已完成的文章，可以調整順序；否則就延後發布，並通知相關同事。

第四步：發布後檢查頁面，定期查看文章成效

文章發布後，先以讀者的角度打開正式頁面。確認標題和段落沒有跑版、圖片能正常顯示、連結可以開啟，再用手機看一次。完成這些檢查後，把文章連結和實際發布日期填回行事曆。

如果文章也會分享到社群或電子報，可以一併記下分享日期。需要區分讀者從哪個管道進站時，可參考UTM 參數設定方法，用一致的命名方式整理來源資料。

成效要看什麼，先由文章目的決定

• 希望更多人找到文章：查看搜尋曝光、點擊或到站人數。
• 希望減少重複詢問：整理發布後仍被問到的問題，找出文章沒說清楚的地方。
• 希望改善製作進度：記錄交稿和審稿是否準時，以及延誤原因。

每篇文章可以先選一兩項最值得觀察的資料，並指定由誰、何時查看。需要累積一段時間才能判斷的成效，不必每天改動文章；但圖片載入失敗、連結錯誤等問題，發現後就應處理。

比較不同文章時，要使用相同長度的資料期間，並留意是否有額外推廣。一篇剛上線兩天，另一篇已累積半年，直接比較總瀏覽數，難以判斷哪個題目更受歡迎。

看完資料後，記下要改什麼即可。例如，讀者看完仍經常詢問報名資格，就補充參加條件；如果連續幾篇都因為缺照片而延後，就把收齊照片列為開始寫稿前的準備工作。紀錄要能幫助下一次安排，無須每次都寫成長篇報告。

四週內容行事曆範例

以提供企業課程的團隊為例，若每週安排一篇內容，可以依客戶從洽詢、選擇到課後檢討的需要，規劃四個不同題目：

這四個題目分別處理課前準備、上課方式、通知和課後意見，內容不會只是換個標題重寫同一件事。安排時還是要先查看網站已有文章；若某一題已經說明完整，就換題，或另行安排舊文維護。

一個月的題目可以先訂好方向，再把近期一至兩週的交稿、審稿日期排得更詳細。還沒有確定的活動，不必急著把所有日期填滿。每週花一點時間確認資料和進度，比一次排完後整個月都不再查看更有用。

文章經常延後，先找出卡在哪個步驟

如果幾篇文章都一再延期，可以先查看它們停在哪裡：還沒拿到資料、反覆修改、同時製作太多篇，或是審稿人沒有時間。原因不同，調整方式也不同。

偶爾一次延誤，不一定要改掉整套流程。受訪者臨時請假，可以改訪問時間或換一篇文章；但如果每次都到發布前才約訪問，就應把聯絡受訪者的時間往前移。先分清楚是臨時狀況，還是反覆出現的問題，再決定要怎麼調整。

題目若已不合時宜，也可以取消。留下原因和已整理的資料，下次選題時才不會又排進同樣的工作。行事曆應隨實際情況調整，不必為了照表完成，把已經沒有必要的內容硬寫出來。

內容行事曆常見問題

一次要排多久？

可以先排四週的題目，並把近期一至兩週的交稿與審稿日期訂清楚。若活動時間固定，可以提早準備相關內容；若產品或活動資訊常變動，就每週確認一次，避免照著過期資訊繼續製作。

只有一個人做內容，也需要行事曆嗎？

需要，但可以簡單一些。先記題目、進度、期限和檔案位置，就能知道手上有哪些文章、下一篇要先做什麼。一個人包辦寫稿和發布時，也別把校對省略；可以先完成初稿，隔一段時間再重新閱讀。

可以用 AI 幫忙排一個月的題目嗎？

可以先請 AI 整理候選題目，但要提供客戶常問的問題、既有文章和目前能取得的資料。接著逐題確認是否值得寫、有沒有重複，再自行安排製作日期。審稿和圖片需要多久，仍要依實際負責人的時間決定。

臨時有活動要發文，原本的排程怎麼辦？

先確認活動資料和發布期限，再決定延後哪篇文章，並通知受影響的同事。如果原本的工作量已經排滿，就要調整順序或減少當週篇數，不能只加入新工作，卻要求所有原定日期都不變。

先把下一篇的題目、負責人和日期排清楚

不用等整個月的計畫都想好才開始。先選一個資料足夠的題目，指定寫稿和審稿的人，再排出交稿、修改與發布日期。完成第一篇後，記下哪些工作比預期花時間，用來調整下一篇的安排。

行事曆能持續使用，比欄位多更重要。每週固定查看進度、補上缺少的資料、調整來不及完成的工作，團隊才會知道下一篇何時能發布，而不必等到最後一天才逐一追問。